Появление e-mail внесло коррективы в этикет деловой переписки. Это как с модой: вчера был рекомендован деловой стиль, а сегодня — casual, но – с чувством меры и такта. Обсудим несколько деталей нового стиля.

Поле «Тема»
Каждый из нас получает в день не один десяток писем. Их изучение требует времени. А время мы тратим по приоритетности. Поэтому «Тема» должны быть «говорящей». Вместо чтения моих рекомендаций откройте папку «Входящие», просканируйте взглядом пару страниц и честно ответьте – понимаете ли Вы тему каждого из адресованных Вам писем. А потом перейдите в папку «Отправленные» и повторите тот же трюк. Вы довольны тем, как заполняете поле «Тема»?

Красная строка и шрифт
В e-mail переписке она неэффективна. Куда важнее не забывать о промежутках между абзацами. Именно эти промежутки облегчают просмотр и восприятие текста адресатом.
Шрифт имеет значение. Им можно поиграть для убедительности. Выделите подзаголовки или особо важные предложения.

Размер
Разумное e-mail письмо должно умещаться на экране целиком. Если это невозможно, следует разбить информацию на блоки. Основной блок — вставить в письмо, сопровождающую его информацию — приложить в виде файлов.

Содержание
Общение по e-mail подразумевает скорость, но не спешку. Если переписка из категории «особо важная», не нажимайте «отправить» сразу после написания. Спокойно перечитайте письмо (лучше даже в распечатанном виде). Это позволит избежать ошибок и посыпания головы пеплом «не так надо было писать».

Помните, цель вашего письма – выразить мысль предельно четко и добиться необходимого результата. 

 

Оставить комментарий